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电子文件的特点及管理/于泽昕

时间:2024-05-12 17:33:04 来源: 法律资料网 作者:法律资料网 阅读:9593
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电子文件的特点及管理

于泽昕


  随着我国信息技术的迅猛发展,计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面,产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点,使得无纸化办公成为现实,这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐,做到与时俱进不断创新发展,已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

  1、操作方便,简单易行,自动分类组合,便于管理。传统的档案管理模式是,档案由文书处理部门立卷,档案业务部门接收,文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索,需要整理清楚,分类精细,将每份文件归人相应的类别和合适的案卷,便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中,文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统,电子文件一旦形成,可以马上储存,随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理,按档案部门归档,也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门,档案部门再根据归档的要求,及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来,转化为电子档案。

  2、容量大,何种小,节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管,而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上,它可以大大节省档案装具和库房空间,降低保管成本。

  3、检索快捷,提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案,必须到档案室或档案馆办理借阅手续,借阅后如需复制档案,还需办理审批手续。在办公造化系统中,储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的,用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息,并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

  电子文件能在通信网络上迅速地进行传递;它的利用不受时间和距离的影响,可共享,但它不再具有纸质文件的直观性,需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理,并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高,使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

  1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘,并可在磁盘上进行修改加工,一旦贮入办公信息数据之中,即由档案、技术人员所共享,这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生,随时更改,归档时,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性,档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中,文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化,电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合,不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

  3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大,电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和将会不断地修改和补充,故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证,其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

  1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁,光盘是利用激光进行信息存取的,它由盘基、记录介质和保护层等部分组成,而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  2、建立电子档案。目前,正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期,认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行,要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,从保护电子文件的原始信息入手,通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。

  3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代,档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构,既要具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法,又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等,努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

一个销售品牌的取名策划

王瑜


商标取名不是那些炒卖商标者那样,将一些热点事件、热点人物抢注为商标,这些商标几乎没有意义,想想等到两年以后商标取得注册,人们早就忘记了这些热点,那么这个商标就毫无意义。不同的企业以及不同的产品都有不同的取名方法,消费者可以触及了解的任何领域,必须通过一切手段强化品牌之间的区分。区分主要体现在这几个方面:价格区间,目标人群,品牌定位,产品设计,产品品质,风格特色,销售渠道,服务体验等。例如日本的丰田汽车制造公司生产的高档轿车就不叫丰田,而是叫“雷克萨斯”(以前在中国叫“凌志”这种车的销售渠道和消费者对象与普通丰田汽车都不同)。
下面介绍本人为某公司策划商标名称的过,以便大家从中大致了解商标取名的过程。
我的这个客户准备开一家专门销售老人用品的公司,首先我们要探讨的是,这个公司的目标人群是什么?是那些老人还是年轻人,老人买东西以便宜为主,自己不舍得为自己花钱,买的东西还要求耐用,所以他们不是很好的消费群体。我们去别人家做客,一般要问家里有没有小孩,有小孩则为小孩准备礼物,没有小孩,就问有没有老人,有老人的话要为老人准备礼物,但是老人的东西并不好买。所以经过反复的商量,目标群体定位为年轻人。然后还要讨论品牌定位是什么?是老人喜欢的低档用品,还是其他?既然目标人群圈定为年轻人,产品为年轻给老人买的礼物,做客买礼物,一般人不会太多考虑价格,品牌可以定位为高中档…… 许多方面都确定后,再来想名字,那么目标就相当的明确,取名的思路和方向已经非常明晰。客户马上报出“夕阳红”,“夕阳红”对老年人确实很贴切,也有一定的美好祝愿,但是并不能表达目标人群——年轻人对老人的心意,一个商标对目标群体都没有吸引力,那么这个商标是失败的。客户陆续提出了很多个词,都没有让大家都满意的。
本人提出自己的观点:年轻人对老人犹如对父母,按中国的传统文化,对国家是忠,对父母是孝,那么这个商标应当突出一个孝字。中文中以孝开头表达年轻对长辈之情的词大致有“孝顺”、“孝心”、“孝敬”,这三个词都可以使用。我们可以想象一下这个场景,一个年轻人,双手递给老人包装精美的“孝顺”牌的产品,这话太好说了:“这是孝顺您老人家的”,老人一定会非常开心,如果是“孝心”牌的也好说:“大爷,这是我的一点孝心”,“孝敬”也好说:“这是孝敬您的”,大家再分析这三个词细微的差别,从中挑选一个更好的词,一致认为“孝敬”比较好,“孝顺”和“孝心”用在晚辈对自己的长辈比较好,而“孝敬”使用范围则更有广一些,可以是对同事的父母,也可以是对领导的父母,其敬重之意更加浓厚一些。确定了商标名称,然后还要查询是否可以注册,经过查询后来发现只有“孝顺”可以注册,其他两个已经被他人注册在先,最后只好确定使用“孝顺”。
中文确定了,还要定英文,英文可以直接将中文翻译就可以,但是最好不要太长,作为商标很难有准确的英文和中文对应,那么可以采取其他办法。既然是年轻人给老人精心挑选的礼物,那么也表达了年轻人对老年人的祝福,对老年人的祝福一般不外呼健康、长寿、吉祥、如意等。我提议取每个英文单词的第一个字母组合成“HOFA”(中文可读做“好发”),通过截取第一个字母组合成英文商标也是有讲究的,首先这个单词在英文中不能表达任何不好的意义,其次这个词可以是无任何意义的,但是却可以拼读,第三这个词应当与有一定意义的词拼写相近,或者可用中文拼音拼出中文意思,即使非常牵强也没有关系。到此一个商标的名字就取好了。
我们来分析这个商标,具有深厚的中国文化内涵,准确表达了年轻对长辈的敬意,紧紧抓住了目标客户。一个好的商标还要充分考虑到以后的广告宣传使用,可以附加、扩展、引申出一些特别的含义。这个商标也充分考虑到了以后的扩展,其四个简单的英文字母包含深深的祝福,还为以后的宣传做了铺垫。
商标名字取好了,还需要进行设计,设计时要把商标的含义和设计师充分地沟通,只有让设计师准确把握了商标的理念才能通过设计把商标表达的思想表现出来。这样一个商标取名其实是一个策划过程,其中充满了智慧的火花,绝不是随便抢注一个热点事件就可以得到好商标的。

作者:王律师,中国知识产权研究会高级会员
电话:010-51662214,电子信箱:lawyerwy@263.net,
个人网站:http://www.rjls.cn。

甘肃省乡镇人民代表大会工作条例

甘肃省人大常委会


甘肃省乡镇人民代表大会工作条例
 
2009年11月27日省十一届人大常委会第十二次会议通过


第一章 总则


第一条为了加强乡、民族乡、镇(以下简称乡镇)人民代表大会的制度建设,保证乡镇人民代表大会依法行使职权,根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》、《中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会代表法》和《中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会选举法》的有关规定,结合本省实际,制定本条例。



第二条乡镇人民代表大会是基层国家权力机关,由选民直接选举的乡镇人民代表大会代表组成,对人民负责,受人民监督。



乡镇人民代表大会实行民主集中制原则。



第三条乡镇人民代表大会每届任期五年。从本届乡镇人民代表大会举行第一次会议开始,到下一届乡镇人民代表大会举行第一次会议为止。



第四条乡镇人民代表大会设主席、副主席。



第二章 乡镇人民代表大会职权



第五条乡镇人民代表大会行使下列职权:



(一)在本行政区域内,保证宪法、法律、行政法规、地方性法规和上级人民代表大会及其常务委员会决议的遵守和执行;



(二)在职权范围内通过和发布决议;



(三)根据国家计划,决定本行政区域内的经济、文化事业和公共事业的建设计划;



(四)审查和批准本行政区域内的财政预算和预算执行情况的报告;



(五)决定本行政区域内的民政工作的实施计划;



(六)选举本级人民代表大会主席、副主席;



(七)选举乡长、副乡长,镇长、副镇长;



(八)听取和审查乡镇人民政府的工作报告;



(九)撤销乡镇人民政府不适当的决定和命令;



(十)保护社会主义的全民所有的财产和劳动群众集体所有的财产,保护公民私人所有的合法财产,维护社会秩序,保障公民的人身权利、民主权利和其他权利;



(十一)保护各种经济组织的合法权益;



(十二)保障少数民族的权利;



(十三)保障宪法和法律赋予妇女的男女平等、同工同酬和婚姻自由等各项权利。



少数民族聚居的乡镇人民代表大会在行使职权的时候,应当采取适合民族特点的具体措施。



第六条乡镇人民代表大会有权罢免由它选出的主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长。



第三章 乡镇人民代表大会会议



第七条乡镇人民代表大会每届第一次会议,在本级人民代表大会代表选举完成后的两个月内举行。



乡镇人民代表大会会议每年至少举行一次;每次会议不得少于两天时间,会议议程特别单一的例外。



经过五分之一以上代表联名提议,可以临时召集乡镇人民代表大会会议。



乡镇人民代表大会会议,必须有三分之二以上代表出席才能举行。



第八条乡镇人民代表大会举行会议的时候,选举主席团。主席团由五至十一人组成。乡镇人民代表大会主席、副主席为主席团成员。



乡镇人民代表大会每次会议的主席团主持本次会议,并负责召集下一次的本级人民代表大会会议。



第九条乡镇人民代表大会每次会议的筹备工作,由本级人民代表大会上次会议主席团负责组织进行,包括确定会议召开的日期,决定列席会议人员范围,通知本级人民政府届时提出工作报告和财政预算及预算执行情况的报告,拟定本次会议预备会议需要通过事项的草案等。



第十条乡镇人民代表大会每次会议举行预备会议,预备会议由乡镇人民代表大会上次会议主席团主持;每届乡镇人民代表大会第一次会议的预备会议,由上届人民代表大会最后一次会议主席团主持。



预备会议通过本次会议主席团名单,本次会议议程,本级人民代表大会代表资格审查委员会关于代表资格审查情况的报告和其他准备事项的决定。



第十一条乡镇人民代表大会举行会议期间,主席团按照会议议程规定的内容,逐项进行组织落实,并就会议过程中的有关问题作出决定,包括会议日程,会议表决方式,代表提出议案的截止时间,需经会议审议和表决的各项决议、决定草案等有关事项。



第十二条乡镇人民代表大会举行会议期间,主席团、乡镇人民政府,可以向本级人民代表大会提出属于本级人民代表大会职权范围内的议案,由主席团决定提交本次会议审议、表决。



乡镇人民代表大会代表五人以上联名,可以向本级人民代表大会提出属于本级人民代表大会职权范围内的议案,由主席团决定是否列入大会议程。



议案应当有案由、案据和方案。



列入会议议程的议案,在交付大会表决前,提案人要求撤回的,经主席团同意,会议对该项议案的审议即行终止。



第十三条乡镇人民代表大会举行会议期间,代表可以向本级人民代表大会提出对各方面工作的建议、批评和意见,大会主席团将代表建议、批评和意见交乡镇人民政府和有关单位研究办理,承办单位应在三个月内答复代表,最迟应在六个月内答复代表。代表对办理结果不满意的,承办单位应在一个月内重新研究处理并答复代表。



第十四条乡镇人民代表大会举行会议期间,代表十人以上联名可以书面提出对本级人民政府的质询案。



质询案必须写明质询的对象、质询的问题和内容。



质询案由主席团决定,交由受质询机关在主席团会议或者大会全体会议上口头答复或者书面答复。



第十五条乡镇人民代表大会审议议案的时候,代表可以向本级人民政府和有关单位提出询问,被询问机关和单位应派人说明有关情况。



第十六条乡镇人民代表大会设立三至七人组成的代表资格审查委员会,由主任委员、副主任委员、委员组成,每届第一次会议通过,行使职权至本届人民代表大会任期届满为止。



代表资格审查委员会组成人员出现缺额时,应当在下一次本级人民代表大会会议上进行补选。



第十七条乡镇人民代表大会通过决议,以全体代表的过半数通过。



乡镇人民代表大会通过的决议报上一级人民代表大会常务委员会备案。



第四章 乡镇人民代表大会主席、副主席



第十八条乡镇人民代表大会设主席,并可设副主席一至二人。主席、副主席由本级人民代表大会从代表中选出,任期同本级人民代表大会每届任期相同。



乡镇人民代表大会闭会期间,由主席主持日常工作。



第十九条乡镇人民代表大会主席、副主席不得担任国家行政机关的职务;如果担任国家行政机关的职务,必须向本级人民代表大会辞去主席、副主席职务。



第二十条乡镇人民代表大会主席、副主席的职责:



(一)主持本级人民代表大会会议的筹备工作;



(二)召集和主持本级人民代表大会主席团会议;



(三)组织代表检查本级人民代表大会决议、决定的贯彻执行情况,代表建议、批评和意见的办理情况,并督促其落实;



(四)联系本级和本行政区域的上级人民代表大会代表,组织代表开展视察、调查、执法检查、工作评议等活动;



(五)组织代表学习培训;



(六)协助本级人民代表大会代表组建代表小组,定期召集代表小组长会议,听取代表意见,研究安排代表活动,总结交流经验。



(七)受理本级人民代表大会代表和人民群众的来信来访,反映代表和人民群众对本级人民政府及有关单位的建议、批评和意见;



(八)组织实施乡镇人民代表大会代表的换届选举工作;



(九)依法办理代表辞职、罢免和补选等有关事项;



(十)督促有关方面做好普法宣传教育工作;



(十一)办理本级人民代表大会闭会期间的其他日常事务和上级人民代表大会常务委员会委托的工作。



第五章乡镇人民代表大会主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长的选举、罢免、辞职和补选



第二十一条乡镇人民代表大会主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长由本级人民代表大会选举产生。



民族乡的乡长由建立民族乡的少数民族公民担任。



第二十二条乡镇人民代表大会主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长的候选人,由本级人民代表大会主席团和代表十人以上书面联名提出。不同选区选出的代表,可以酝酿、联合提出候选人。



主席团提名的候选人人数,每一名代表与其他代表联合提名的候选人人数,均不得超过应选名额。



提名人应当如实介绍所提名的候选人情况。



第二十三条乡镇人民代表大会主席、乡长、镇长的候选人数一般应多一人,进行差额选举;如果提名的候选人只有一人,也可等额选举。乡镇人民代表大会副主席、副乡长、副镇长的候选人数应比应选人数多一至三人,由本级人民代表大会根据应选人数的多少,在选举办法中规定具体差额数,进行差额选举。如果提名的候选人数符合选举办法规定的差额数,由主席团将候选人名单提交全体代表酝酿、讨论后,进行选举。如果提名的候选人数超过选举办法规定的差额数,由主席团将全部候选人名单交全体代表酝酿、讨论后,进行预选。根据预选中得票多少的顺序,按选举办法规定的差额数,确定正式候选人名单,进行选举。



正式候选人名单,以姓名笔划为序排列。经过预选的,按预选中得票多少的顺序排列。



第二十四条乡镇人民代表大会选举主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长,其候选人获得全体代表过半数的赞成票,始得当选。



获得过半数赞成票的候选人人数超过应选名额时,以得票多的当选。如遇票数相等不能确定当选人时,应当对得赞成票数相等的候选人进行再次投票,以得票多的当选。



在选举中,未选出乡镇人民代表大会主席、乡长、镇长时,应当重新依法提名、酝酿、确定正式候选人,进行选举;当选的乡镇人民代表大会副主席、副乡长、副镇长少于应选名额时,不足的名额另行选举。



另行选举时,可根据前一次选举时得赞成票多少的顺序确定候选人,也可依照本条例规定的程序另行提名,确定候选人。另行选举可在本次乡镇人民代表大会会议上进行,也可在下一次乡镇人民代表大会会议上进行。



第二十五条选举采用无记名投票方式。代表对确定的候选人,可投赞成票,可投反对票,可另选其他任何代表或者选民,也可弃权。



每次选举所投的选票数,等于或者少于投票人数的,选举有效;多于投票人数的,选举无效。



每一选票所选的人数,等于或者少于应选名额的,选票有效,多于应选名额的,选票作废。



第二十六条乡镇人民代表大会举行会议的时候,主席团或者五分之一以上代表联名,可以提出对本级人民代表大会主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长的罢免案,由主席团提请大会审议。



罢免案应写明罢免理由。



被提出罢免的人员有权在主席团会议或者大会全体会议上提出申辩意见,或者书面提出申辩意见。在主席团会议上提出的申辩意见或者书面提出的申辩意见,由主席团印发会议。



罢免案由主席团提请会议审议后,采用无记名投票方式表决。



第二十七条乡镇人民代表大会主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长,可以向本级人民代表大会提出辞职,由大会决定是否接受辞职。



第二十八条乡镇人民代表大会补选主席、副主席,乡长、副乡长,镇长、副镇长时,候选人数可多于应选名额,也可同应选名额相等,选举办法由本级人民代表大会决定。



第六章 乡镇人民代表大会代表



第二十九条乡镇人民代表大会代表依照宪法和法律赋予本级人民代表大会的各项职权,参加行使国家权力。其任期与本级人民代表大会任期相同。



第三十条乡镇人民代表大会代表应当积极宣传和遵守宪法、法律和法规,宣传上级人民代表大会及其常务委员会和本级人民代表大会的决议和决定,协助本级人民政府推行工作。



乡镇人民代表大会代表应当同选民保持密切联系,定期走访选民,听取和反映选民的意见和要求,向选民报告履行代表职务的情况。



乡镇人民代表大会代表应积极参加乡镇人大组织的视察、调查、执法检查、工作评议等活动,对各方面工作提出建议、批评和意见。



第三十一条乡镇人民代表大会闭会期间,按照便于组织和开展活动的原则组成代表小组。代表小组由代表推选小组长,负责组织代表学习和开展活动。



第三十二条乡镇人民代表大会代表,如果受刑事审判,或者被逮捕以及被采取法律规定的其它限制人身自由的措施,执行机关应立即书面报告乡镇人民代表大会;在乡镇人民代表大会闭会期间,书面报告乡镇人民代表大会主席或者副主席,由主席或者副主席报告下一次人民代表大会会议。



第三十三条乡镇人民代表大会代表在人民代表大会会议期间的工作和闭会期间的履职活动都是执行代表职务。



代表执行代表职务,其所在单位要给予时间保障,按正常出勤对待,享受应得的工资和报酬。无固定收入的代表执行代表职务时,应当给予误工补贴。



乡镇人民代表大会代表在闭会期间参加代表活动的时间,每年不少于七天。



第三十四条乡镇人民代表大会代表受选民的监督。选民有权罢免自己选出的代表。罢免代表须经原选区过半数的选民表决通过。



原选区选民三十人以上联名,可以向县级人民代表大会常务委员会书面提出罢免乡镇人民代表大会代表的要求。表决罢免要求,由县级人民代表大会常务委员会派有关负责人主持。



第三十五条乡镇人民代表大会代表应当出席本级人民代表大会会议。因病或者其他特殊原因不能出席的,必须向主席或者副主席请假,并由主席或者副主席报告大会主席团。未经批准两次不出席本级人民代表大会会议的,其代表资格终止。



第三十六条乡镇人民代表大会代表因故缺额,由原选区选民补选。



乡镇人民代表大会代表在任期内调离或者迁出本行政区域的,其代表资格自行终止,缺额另行补选。



补选缺额的代表,代表候选人的名额可以多于应选代表的名额,也可以同应选代表的名额相等。



第七章附则



第三十七条乡镇人民代表大会配备专职工作人员。



第三十八条乡镇人民代表大会和代表活动的经费,列入本级财政预算。对财政确有困难的乡镇,上级人民政府给予必要的补助。



第三十九条本条例自2010年1月1日起施行。